L’inclusion d’un avantage imposable dans le revenu d’un employé quant à l’utilisation personnelle de l’automobile de l’employeur ainsi que le calcul afférent à ces avantages, sont des éléments régulièrement vérifiés par les autorités fiscales. Depuis quelque temps, Revenu Québec a non seulement intensifié ses vérifications, mais a également diversifié ses méthodes d’enquête.
En effet, en plus d’effectuer des demandes de renseignements et de procéder à des contrôles réguliers des livres comptables et documents corporatifs, Revenu Québec effectue maintenant le recoupage de données. Grâce au couplage des fichiers, notamment ceux de la SAAQ, Revenu Québec peut déterminer les employés qui n’ont pas de véhicules personnels. Les informations de la SAAQ peuvent également leur permettre de contrôler les employés qui ont immatriculé des remorques ou des roulottes, alors que leur véhicule personnel n’est pas adéquat pour ce type de transport. Les informations tirées de la banque de données de l’autoroute payante (A-25) peuvent également être un indice utile pour le gouvernement.
Lorsqu’un employeur met une automobile à la disposition de son employé, et que ce dernier l’utilise en partie ou en totalité à des fins personnelles, c’est-à-dire en dehors du cadre de ses fonctions, il en résulte un avantage imposable. Par exemple, les déplacements entre le domicile de l’employé et le lieu d’affaires de l’employeur constituent une utilisation personnelle du véhicule selon les autorités fiscales.
Une fois que l’employeur détermine qu’une portion des déplacements est effectuée à des fins personnelles, le montant de l’avantage doit être calculé, et ce, sur la base des frais pour droit d’usage et des frais de fonctionnement. Le montant déterminé par l’employeur doit alors être inclus dans le revenu de l’employé, et certaines retenues à la source doivent être effectuées. La TPS et la TVQ doivent également être perçues et remises aux gouvernements. Notez que le calcul du droit d’usage peut être diminué si l’utilisation de l’automobile aux fins d’affaires excède 50 %, si le nombre de km pour fins personnelles est inférieur à 1 667 km par 30 jours, et si un choix est effectué à cet effet puis conservé au dossier de l’employeur.
La tenue d’un registre des déplacements est plus qu’utile afin de calculer les km parcourus à des fins d’affaires et de prouver ces calculs auprès des gouvernements. À défaut de soumettre un registre, il faut être en mesure de fournir d’autres preuves convaincantes et satisfaisantes.
De plus, depuis 2005, une pénalité annuelle de 200 $ peut être imposée par Revenu Québec à l’employé qui ne fournit pas un registre de déplacements à son employeur.
Pour plus d’informations concernant le calcul des avantages automobiles, téléchargez le document Automobile